Impacto del onboarding en la experiencia de empleado

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es el proceso de integración del nuevo empleado a la empresa. Este proceso abarca desde el momento en que se une y se extiende a los primeros días, semanas y meses en su nuevo puesto.

Un buen programa de onboarding tiene como objetivos:

• Reducir la incertidumbre del nuevo empleado.
• Acelerar su adaptación al puesto.
• Favorecer la integración en el equipo.
• Transmitir la cultura y los valores de la empresa.
• Mejorar el compromiso y la experiencia del empleado.
• Disminuir la rotación durante los primeros meses.

¿Por qué es importante el Onboarding?

El onboarding es importante porque es la primera impresión que tiene el empleado sobre la empresa. Hay que tratar de que se lleve la mejor impresión de ella.

Un estudio realizado por Bersin sobre estrategias para el éxito en el onboarding, hace referencia a que el 4% de los nuevos empleados abandona un empleo después de tener un primer día desastroso.

Además, el 22% de la rotación se produce durante los primeros 45 días, lo que supone que los costes para la empresa son de, al menos, el triple del sueldo del antiguo empleado.

Por lo tanto, un buen onboarding repercute de forma positiva en los beneficios de la empresa y en la inversión que se hace al incorporar a un nuevo empleado.

Asimismo, según hemos observado, tener un plan de formación claro, información útil y recibir feedback, aumenta en +10 pp. la experiencia de empleado.

Por ello, un plan de onboarding bien estructurado y llevado a cabo le hace más fácil al nuevo empleado su integración en la empresa y en el nuevo equipo y también ofrece diferentes beneficios para la empresa.

Beneficios del Onboarding para el empleado

Entre los beneficios para el empleado destacan:

1. Reduce la incertidumbre: cambiar de trabajo suele ser un momento de inseguridad para el trabajador por lo que el onboarding ayuda al profesional a comprender qué se espera de él, cómo funciona la organización y a quién puede acudir cuando necesita ayuda.
2. Facilita la integración en el equipo: entender las dinámicas de trabajo favorece que el empleado se sienta parte del grupo desde las primeras semanas.
3. Aumenta la confianza para desempeñar el puesto: gracias a la formación, el acompañamiento y el acceso a la información necesaria permiten que el profesional gane seguridad y afronte sus nuevas responsabilidades con mayor confianza.
4. Mejora el bienestar laboral: entirse acompañado durante la incorporación reduce el estrés asociado al cambio y favorece una adaptación más gradual y positiva.
5. Refuerza el sentido de pertenencia: cuando el empleado comprende el propósito de la organización, sus valores y cómo contribuye su trabajo a los objetivos comunes, aumenta su identificación con la empresa y su compromiso.

Beneficios del Onboarding para la empresa

Entre los beneficios para la empresa destacan:

1. Reduce la rotación temprana: los primeros meses son críticos para la permanencia del empleado por lo que un buen onboarding aumenta la probabilidad de que el profesional continúe en la organización a largo plazo.
2. Reduce costes: al reducir la tasa de rotación también se reducen los costes derivados de procesos de selección, contratación y formación, reduciendo así los costes derivados de una alta rotación.
3. Aumenta la productividad: cuando un empleado recibe formación, recursos y acompañamiento desde el inicio alcanza la autonomía necesaria para desempeñar sus tareas con eficacia.
4. Mejora el compromiso: se siente parte de la empresa y por tanto repercute positivamente en su motivación, implicación y disposición para contribuir a los objetivos de la empresa.
5. Refuerza la cultura corporativa: el onboarding es un buen momento para transmitir la cultura facilita una integración más coherente y alineada.
6. Favorece una mejor experiencia del empleado: el onboarding forma parte de uno de los momentos clave del Employee Journey, ofrecer una buena experiencia desde el inicio aumenta su satisfacción laboral a futuros.

Las 5 fases del proceso de onboarding

Cada organización adapta el proceso a sus necesidades, sin embargo hoy existe bastante consenso en que un onboarding completo no se limita al primer día de trabajo, sino que comienza antes de la incorporación y se prolonga durante varios meses.

En Lukkap trabajamos el Employee Experience con las siguientes 5 fases:

Pre-onboarding

El onboarding empieza mucho antes del día de la incorporación a la empresa. Este momento conocido como pre-onboarding tiene un impacto clave en la percepción que obtiene de la empresa antes de su posible incorporación. Estos momentos clave son:

• Oferta de empleo: incluir el propósito de la compañía en la descripción de la vacante aumenta en +11 pp. la satisfacción en la experiencia de empleado.
• Resolución de la vacante: reducir el tiempo de espera durante el proceso también mejorará su experiencia. Si tras realizar la entrevista la empresa tarda menos de una semana en dar respuesta, la experiencia de empleado mejora 1,2 pp. en comparación con lo que sucede si tardamos tres semanas.
• Negociación del contrato: tras finalizar el proceso de selección y durante la firma de la carta de oferta hasta que se incorpora, podemos aprovechar para comenzar a crear engagementcon la empresa.

Isaac Leung, en su artículo “How Does Employee Onboarding Impact New Hire Retention and Turnover Rates?”, hace referencia a cómo el «pre boarding» nos sirve como herramienta para mantener el entusiasmo y la emoción del nuevo empleado, disminuyendo así la posibilidad de que desaparezca sin decir nada el primer día.

Primer día

El onboarding durante el primer día de trabajo busca facilitar la llegada del empleado y ayudarle a orientarse dentro de la empresa y sus funciones.

Algunos factores clave a tener en cuenta durante el primer día son:

• Cálida bienvenida al nuevo empleado.
• Presentación del equipo y de la empresa.
• Introducción a la cultura y valores de la empresa.
• Información sobre las políticas de la empresa y beneficios.
• Provisión de recursos y herramientas necesarios para el trabajo.
• Establecimiento de expectativas claras y objetivos iniciales.

Primera semana

En los días siguientes comienza un plan de formación adaptado a su puesto. Para ello la empresa debe ofrecer:

• Plan detallado del trabajo y las responsabilidades.
• Programas de formación sobre los procesos de trabajo y sistemas utilizados.
• Establecimiento de metas a corto plazo.
• Presentación de los principales contactos y áreas de la empresa.
• Oportunidad para interactuar con los miembros del equipo y otros departamentos.

Al mismo tiempo, su buddy le ayuda a familiarizarse con la cultura de la organización y con aspectos prácticos del día a día que no suelen aparecer en los manuales de bienvenida.

Primer mes

Durante el primer mes se espera que el empleado siga recibiendo un acompañamiento acorde con la etapa en la que se encuentra:

• Revisión de desempeño y retroalimentación continua.
• Mayor exposición a proyectos y responsabilidades.
• Reuniones con líderes y gerentes de la empresa.
• Formación adicional en áreas específicas de trabajo.
• Evaluación de las metas a corto plazo y establecimiento de nuevas metas a largo plazo.

Primer trimestre

Una vez que las tareas y la adaptación está completada comienza un proceso más profundo y a largo plazo:

• Integración en la cultura de la empresa.
• Participación en actividades y proyectos de equipo.
• Revisión del desempeño y retroalimentación 360 grados.
• Posibilidad de desarrollo de plan de carrera a largo plazo.
• Evaluación del ajuste cultural y rendimiento laboral del empleado.

En definitiva, se trata de dar forma a un proceso de integración continuo que permita a los nuevos empleados adaptarse a su trabajo y entorno, de manera efectiva. Conviene recordar que el onboarding es también una oportunidad para establecer una relación sólida entre el empleado y la empresa, con un enfoque en el crecimiento y el desarrollo a largo plazo, de ahí que, aunque estas sean unas recomendaciones generales, lo idóneo es medir la experiencia de tus empleados durante el onboarding, para entender dónde debemos incidir de aquí en adelante.

Ejemplo de modelos en onboarding

Para ayudarte a entender el onboarding y llevarlo a la práctica veamos el caso ficticio de Marta:

• En el pre-onboarding, Marta recibe un correo de bienvenida, con información práctica, su agenda del primer día y conoce a su buddy.
• En el primer día, su manager la recibe, conoce al equipo y descubre la curtura, valores de la empresa y se familiariza con las herramientas de trabajo.
• En la primera semana, Marta recibe formación sobre su puesto y conoce los procesos claves, se reúne con los equipos y empieza con sus primeras tareas.
• Durante el primer mes asume sus primeras responsabilidades y recibe feedback del manager.
• Tras su primer trimestre en la compañía se evalúa su adaptación y se define un plan de desarrollo y plan de carrera a largo plazo.

Este es un ejemplo de cómo el empleado viviría sus primeros momentos en la compañía.

Si necesitas ayuda para diseñar tu proceso de onboarding en Lukkap hemos preparado esta guía gratuita con 4 palancas o quick wins que te ayudarán a trabajar y marcar la diferencia con este momento determinante.

Y si necesitas apoyo personalizado, cuéntanos tu caso.

El Onboarding para equipos en remoto

Nos hemos acostumbrado a los modelos híbridos de trabajo, pero, en la actualidad, ya hay posiciones que se anuncian como 100% remoto. Según Infojobs, durante el primer trimestre de 2022 se registraron casi 300K vacantes con posibilidad de trabajo en remoto, en mayor o menor medida.

Por este motivo, es lógico que las empresas hayan tenido que idear planes de onboarding virtuales, para dar respuesta a los nuevos modelos de trabajo. Quizá no es algo fácil de imaginar, pero es importante que sepamos qué debe contener un plan de onboarding remoto.

Sabemos que, como en todo proceso, nos enfrentamos a ciertos problemas que pueden surgir durante la puesta en marcha. En este caso, la mala comunicación, la falta de interacción y de proximidad entre el nuevo integrante y los miembros del equipo pueden debilitar la conexión con las personas, con la empresa o con la cultura, etc.

El éxito pasa por conseguir que el hecho de trabajar en remoto no sea sinónimo de sentirse solo, sino que, gracias a un buen plan de onboarding remoto, las nuevas incorporaciones se sientan acompañados durante todo el proceso. Esto hará que la adaptación sea más rápida, incrementando así la motivación por el nuevo reto y la productividad en el puesto de trabajo. Además, posteriormente, esto puede verse reflejado en los comportamientos que se adaptan con el trabajo remoto y el empoderamiento que surge en los empleados para la toma de decisiones, ya que se sienten realmente en confianza con su equipo.

¿Quién se encarga de implementar el Onboarding?

El departamento de Recursos Humanos suele ser el responsable de diseñar, coordinar y medir el proceso de onboarding. Sin embargo, que el proceso de onboarding sea satisfactorio no es solo tarea de RR.HH, los manager y compañeros son eslabones fundamentales que hacen que la bienvenida y adaptación sea integral. Por ello, debemos orientarles y guiarles en cómo llevar a cabo una buena acogida de las personas que se incorporan en sus equipos.

En esta tabla podrás ver de forma clara cuales son las tareas de los diferentes implicados en el onboarding:

Conclusiones sobre el Onboarding

La personalización y la adaptación del proceso son aspectos clave para conseguir motivar al empleado desde el primer día. Y es que, el onboarding es mucho más que recibir merchandising de la empresa o una reunión para firmar el contrato o realizar los cursos obligatorios de RR.HH.

Pero, según un estudio realizado por Gallup, solo el 12% de los empleados consideran que en su empresa se hace un buen trabajo en el momento del onboarding, lo que impide que se genere un vínculo emocional con la compañía desde el primer momento y poner en riesgo la permanencia del propio talento. Las oportunidades son inmensas en este sentido.

Es indudable la importancia del onboarding en la experiencia de los nuevos empleados, pero igual de relevante es el impacto de esta etapa en la empresa y su funcionamiento.

Si se percibe como excelente por parte de la nueva incorporación, la satisfacción con la experiencia general aumentará en un 36% en comparación con un onboarding OUCH (insatisfactorio).

Por eso, es fundamental tener en cuenta que el onboarding comienza durante el proceso de selección (preboarding), la etapa en la que se establece el vínculo entre candidato y empresa.

Ahora pregúntate, ¿sabe tu organización mantener el entusiasmo del nuevo empleado antes de su incorporación?

La participación de todo el equipo en el proceso, y no solo de RR.HH., la personalización y la adaptación son aspectos clave para motivar al candidato desde el primer día, tanto en puestos de trabajo tradicionales como en posiciones remotas o híbridas.