Onboarding digital: cómo darle la bienvenida a tu empleado en remoto

¿Tienes un nuevo empleado y no sabes cómo darle la bienvenida a la empresa de forma online? ¿Cómo realizar un onboarding digital que transmita cercanía y confianza, a la vez que personalización?

En este año protagonizado por el COVID-19 -con grandes cambios y enorme incertidumbre-, nos hemos precipitado hacia la digitalización, el teletrabajo y nuevos modelos de relación entre el empleado y la compañía. Este contexto ha obligado al departamento de Personas o Recursos Humanos a pasar a la acción y a replantearse una redefinición de los diferentes procesos, especialmente de aquellos que son claves en el employee journey.

De esta forma, para comenzar el journey o viaje de nuestro empleado, pondremos foco en el onboarding, un momento que tradicionalmente las empresas cuidan mucho con un claro objetivo en mente: enamorar a primera vista al candidato, transmitiendo motivación, orgullo de marca, crecimiento y desarrollo.

¿Quién no quiere trabajar en una compañía que personalice su experiencia de candidato y que le hagan sentir que le estaban esperando?

Con este artículo os queremos proponer diferentes herramientas y tips para gestionar un onboarding digital exitoso y eficiente en el que podamos generar motivación en los empleados, a la vez que les facilitamos la metodología y conocimientos específicos de la compañía. Y todo ello, por supuesto, de manera online.

Pero, previamente a incorporar este menú de acciones a tu caso particular, es necesario que reflexiones ante las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo de tu compañía de cara al onboarding?
• ¿Qué buscas que viva el empleado?
• ¿Cómo estás llevando a cabo las acogidas?
• ¿Qué haces bien y está funcionando?, ¿qué no haces tan bien y crees que debes modificar?
• ¿Cuáles son las compañías que quieres tomar como referentes para llevar a cabo tus acciones?

Una vez tengas identificado el punto de partida tras realizar el diagnóstico, es importante organizar y estructurar este momento.

También es clave identificar cuáles son los responsables, interlocutores y acciones concretas de las que se compone cada una de las etapas dentro del onboarding.

De la misma forma, hay que tener en cuenta también los aspectos tecnológicos, software, aplicaciones, etc., que debes incorporar para llevarlo a cabo de manera remota y 100% digital.

Si bien las grandes compañías cuentan con herramientas diseñadas ad hoc, en el mercado podemos encontrar diferentes proveedores de dichas herramientas de gestión integral como por ejemplo:

• Cornerstone
• Bamboo
• SucessFactor
• Workday

Todo ello, servirá para hacer un proceso específico y personalizado a la situación concreta de la compañía. Ahora bien, existen unos “básicos” que todo onboarding debe contemplar, y que te detallamos a continuación:

¿Cómo hacer una selección online y digital?

Los procesos de selección comprenden diferentes hitos en los que tanto la empresa como los candidatos, deben buscar la adecuación. Así, con el objetivo de enamorar y a la vez transmitir agilidad y digitalización desde el primero momento, debemos incorporar diferentes herramientas. ¿Cómo llevarlo a cabo?

• Video – entrevistas que permiten identificar los aspectos claves tanto de la comunicación verbal como la no verbal. Asimismo, permite flexibilidad al candidato y agilidad de evaluación al entrevistador. Algunas buenas herramientas serían: Easy recrue, Visiotalent y Filmijob. Sin embargo, es importante que, al seleccionar la herramienta a emplear, tengamos en cuenta cómo podremos integrarlo con otro software, ERP o BBDD.
  

• Pruebas de gamificación o hackathon con las que evaluar el nivel competencial y el dominio de herramientas y aspectos técnicos.
• Entrevistas online a través de herramientas de videollamada que permitan conocer en profundidad al candidato.

• Feedback automático tras cada prueba con la valoración y los siguientes pasos del proceso, puesto que mantener al candidato informado es clave para atraer el interés por el proyecto.

¿Cómo programar un primer día WOW, a pesar de que este día sea teletrabajando?

Durante el primer día, los empleados están expectantes, analizando y evaluando todo lo que acontece. Por ello, y con el objetivo de cumplir esas expectativas y generar un WOW en tu empleado, es importante que se planifiquen los primeros días:

• Kit onboarding: incluye el material necesario para poder desempeñar su rol profesional (ordenador, teléfono, contraseñas, etc.). Este es un aspecto básico, por tanto, si no lo recibe, puede generar un gran ouch. Si además le queremos dar un “toque” de cercanía y orgullo de marca, podríamos aprovechar el paquete para incluir merchandansing o el producto de la compañía.
• Facilita en el primer día toda aquella información y documentación que sea de interés para el nuevo empleado, como puede ser el organigrama, los correos electrónicos de las personas con las que necesitará ponerse en contacto, etc.
• Chatbot y otros canales a través de los cuales el empleado pueda comunicarse con la organización y preguntar aquellas dudas de carácter organizativo y corporativo que le vayan surgiendo.
• Firma del contrato que se podrá realizar a través de diferentes herramientas digitales, como por ejemplo: Signaturit o Viafirma.
• Reunión con el manager cuya misión es presentar los objetivos del equipo, los proyectos que se están llevando a cabo y especificar cuál será el papel del nuevo miembro dentro de los mismos.
• Reunión de equipo: a pesar de que no pueda conocer a sus compañeros y tomar un café con ellos durante el primer día, es relevante que el nuevo empleado perciba que forma parte de un equipo. Por ello, el responsable ha de presentar vía online a los compañeros, y que estos le hagan una introducción de cuáles son las labores y los proyectos que están desarrollando dentro del área.

Una vez superado el primer día, ¿cómo continuar desarrollando una buena experiencia de onboarding digital?

Durante las primeras semanas es relevante asegurarse de llenar la agenda de los nuevos empleados. ¿Qué nos puede ayudar a conseguirlo?

1. Planificar diferentes charlas, reuniones y actividades orientadas a transmitir la compañía, así como la cultura corporativa, la metodología y las herramientas para su desempeño. Para llevarlo a cabo podremos emplear webinar o gamificaciones, entre otras herramientas.
2. Convocar al nuevo empleado a reuniones de proyectos e ir introduciéndolo en las rutinas, reuniones, tareas, etc. Esta incorporación ha de ser paulatina, organizada y controlada. Podemos ayudarnos de herramientas de planificación de equipos como Trello o Asana.
3. Realizar reuniones de seguimiento, tanto por parte del manager -encargado de dar las vías para el desarrollo, crecimiento y formación-, como por parte de Recursos Humanos.

Ahora bien, ya que vamos a realizar un onboarding en remoto, hagámoslo 100% digital. Para ello, debemos servirnos de un software que nos permita gestionar una experiencia dirigida y planificada y, a su vez, cercana y personalizada. Un claro ejemplo son las compañías que ya incorporan un campus específico para los nuevos miembros en los que puedan tener a su disposición material de interés: video presentaciones de la dirección, una guía de la oficina y otros materiales que potencien la experiencia de los primeros momentos de relación entre el empleado y la compañía.

En definitiva, si algo está claro es que hemos tenido que hacer frente a una digitalización acelerada de todas las áreas de negocio. Desde el departamento de personas también. Ayudémonos de las herramientas y software que el mercado nos facilita, sin olvidarnos de cuál es nuestro objetivo y el propósito de tan importante momento del journey del empleado.