Onboarding digital: ¿Cómo aplicarlo correctamente a empleados y clientes?

¿Qué es el onboarding digital y por qué es importante? 

El onboarding digital es el proceso que permite a empresas incorporar tanto a empleados como a clientes en sus plataformas o servicios de forma totalmente remota y digital. 

En el caso de los empleados, abarca desde la oferta laboral hasta el período de prueba, mientras que para los clientes incluye la verificación de identidad, la aceptación de términos mediante firma digital y el acceso a productos o servicios. 

Este proceso de acogida u onboarding en inglés, cuando está bien diseñado, no solo mejora la experiencia del empleado o cliente, sino que también impulsa la transformación digital de la empresa, garantizando agilidad, seguridad y personalización.

Onboarding digital para empleados: Beneficios y claves para el éxito 

Cuando hablamos de onboarding digital para empleados nos referimos al proceso de orientar y guiar a los empleados a través de su primera interacción con la compañía. Esto incluye desde el momento en que el profesional conoce de su existencia, a través de una oferta de empleo hasta que supera el periodo de prueba. 

Este enfoque remoto permite a las organizaciones adaptarse a las necesidades de trabajo flexible, al tiempo que genera una experiencia motivadora y profesional para los nuevos empleados. 

Las empresas tienen la oportunidad de transmitir orgullo de marca y compromiso con la innovación desde el primer momento. Además, la incorporación digital facilita la entrega de materiales, formación y comunicación de manera ágil y organizada, independientemente de la ubicación.

Onboarding digital para clientes: El caso del sector bancario

El onboarding digital para clientes ha revolucionado la manera en que sectores como la banca y los servicios financieros operan en la actualidad. En un mercado donde la seguridad y la rapidez son esenciales, este proceso permite a las instituciones captar nuevos clientes de manera remota, cumpliendo con normativas como KYC (Know Your Customer) y prevención de fraude. Herramientas como la verificación de identidad digital y la firma electrónica son fundamentales para garantizar un acceso rápido y seguro a productos y servicios bancarios. 

💡 Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta la eficiencia operativa de las instituciones financieras.

Herramientas esenciales para un onboarding 100% digital 

Para lograr un onboarding 100% digital, es imprescindible implementar herramientas que agilicen y personalicen cada etapa del proceso. 

En el caso de los empleados, software como Cornerstone, Bamboo, y Workday son ideales para gestionar la integración y el seguimiento. Para clientes, especialmente en sectores regulados como la banca, es fundamental incorporar: 

• Plataformas de proceso de verificación de identidad digital como Jumio o SEON. 
• Sistemas de firma electrónica como Signaturit o Adobe Sign. 
• Portales de auto-servicio donde los usuarios puedan completar su proceso de incorporación de manera autónoma. 

Estas soluciones no solo optimizan la experiencia del usuario, sino que garantizan el cumplimiento normativo y la seguridad del proceso.

¿Cómo diseñar un proceso de onboarding digital eficaz?

Diseñar un plan de onboarding digital eficaz implica ir más allá de los básicos y adoptar prácticas específicas que garanticen una experiencia memorable para empleados y clientes. Es esencial definir objetivos claros y segmentarlos según los públicos objetivos (empleados o clientes). 

Reflexiona sobre las siguientes preguntas:

“¿Qué experiencia quieres ofrecer al empleado o cliente?”  

“¿Qué procesos actuales funcionan y cuáles necesitan ser digitalizados?” 

“¿Cómo puedes garantizar una experiencia 100% digital sin comprometer la calidad?”

“¿Qué herramientas tecnológicas tienes disponibles y cuáles necesitas adquirir?”

Este diagnóstico te permitirá estructurar las etapas del onboarding digital, desde la bienvenida inicial hasta la incorporación completa, identificando los responsables de cada fase.

Paso a paso de un onboarding digital para empleados

👉 PREPARACIÓN PREVIA AL INICIO DEL EMPLEADO

Aplica técnicas de selección digitales:

1️⃣ Realiza videoentrevistas con plataformas como EasyRecrue o Visiotalent para evaluar tanto comunicación verbal como no verbal.

2️⃣ Incorpora pruebas de gamificación o hackathones para medir competencias técnicas y habilidades de resolución de problemas.

3️⃣ Asegúrate de ofrecer feedback automático tras cada etapa del proceso de selección, detallando siguientes pasos para mantener el interés del candidato.

Organización de recursos:

1️⃣ Prepara un kit de bienvenida digital con los elementos necesarios: contraseñas, acceso a herramientas de trabajo y guías operativas.

2️⃣Configura herramientas de comunicación interna como Microsoft Teams o Slack para garantizar que el empleado tenga un canal abierto desde el primer momento.

👉 PRIMER DÍA WOW

Bienvenida personalizada:

1️⃣ Organiza una videollamada de bienvenida donde se presente el equipo y el manager explique los objetivos iniciales.

2️⃣ Proporciona un kit de onboarding digital con elementos que reflejen la cultura de la empresa: merchandising, cartas personalizadas, etc.

Información accesible:

1️⃣ Entrega documentación clave como el organigrama, políticas de la empresa y recursos necesarios para el primer día.

2️⃣ Habilita un chatbot o FAQ digital para responder dudas comunes sobre la empresa y los procesos.

Formalización del contrato:

Utiliza herramientas de firma electrónica como Signaturit o Viafirma para completar el proceso de manera ágil y remota.

👉 SEGUIMIENTO DURANTE LAS PRIMERAS SEMANAS

Actividades formativas y culturales:

1️⃣ Planifica webinars o actividades gamificadas para enseñar las herramientas y metodologías de trabajo.

2️⃣ Asegúrate de que el empleado participe en reuniones de proyectos desde la primera semana para acelerar su integración.

Reuniones de retroalimentación:

Programa check-ins semanales con el manager y Recursos Humanos para evaluar el progreso del empleado y ajustar el plan si es necesario.

Plataformas de seguimiento:

Usa herramientas como Trello o Asana para asignar y monitorear tareas iniciales, asegurando una incorporación organizada.

👉 Si quieres saber cómo elaborar un onboarding presencial completo, te recomendamos nuestro artículo con la checklist de un proceso de onboarding. 

Paso a paso de un onboarding digital para clientes

👉 INVESTIGACIÓN Y OBJETIVOS

Segmentación de clientes:

1️⃣ Identificar los perfiles de cliente objetivo (particulares, empresas, jóvenes, etc.).

2️⃣ Analizar sus necesidades específicas: agilidad, accesibilidad, seguridad.

Definir los objetivos del onboarding:

1️⃣ Aumentar la tasa de finalización del registro.

2️⃣ Reducir el tiempo de activación de cuentas y productos.

3️⃣ Garantizar el cumplimiento normativo (KYC, prevención de fraudes).

👉 DISEÑO DEL FLUJO DE ONBOARDING

Etapas del proceso:

Registro inicial:

1️⃣ Solicitar datos básicos del cliente de forma clara y sencilla.

2️⃣ Ofrecer la opción de registro con integración digital (ID digital, biometría facial).

Verificación de identidad:

1️⃣Implementar herramientas de autenticación.

2️⃣ Garantizar la seguridad cumpliendo con las normativas KYC.

Selección y activación de productos:

1️⃣ Ofrecer recomendaciones personalizadas de productos según el perfil del cliente (cuentas, tarjetas, préstamos).

2️⃣ Facilitar la firma digital de contratos con herramientas como Signaturit o DocuSign.

Primer contacto y formación:

1️⃣ Enviar correos de bienvenida con guías rápidas para el uso de la banca online y app móvil.

2️⃣Programar un tutorial interactivo o chatbot para resolver dudas comunes.

👉 INTEGRACIÓN TECNOLÓGICA

Plataformas esenciales:

• Gestión de clientes: Salesforce, HubSpot.
• Verificación de identidad: IDnow, Onfido.
• Firma digital: Adobe Sign, Signaturit.
• Educación financiera: Apps interactivas, guías online.

👉 SEGUIMIENTO Y OPTIMIZACIÓN:

Métricas clave:

✅ Tasa de finalización del registro.

✅ Tiempo promedio hasta la activación de la cuenta.

✅ Satisfacción del cliente post-onboarding (encuestas rápidas).

Mejoras continuas:

Automatizar pasos recurrentes para reducir la fricción.

Incluir notificaciones proactivas en cada etapa para mantener al cliente informado.

Nuestra opinión respecto al onboarding digital

Hemos visto como el onboarding digital no solo responde a las necesidades actuales de un mundo altamente digitalizado, sino que también ofrece beneficios tangibles tanto para empleados como para clientes. Desde mejorar la experiencia inicial hasta garantizar procesos más rápidos, seguros y personalizados: 

“El onboarding digital se posiciona como un pilar esencial en la estrategia de transformación digital de cualquier organización”. 

En sectores como la banca, donde la confianza y la seguridad son prioritarias, este enfoque no solo incrementa la eficiencia operativa, sino que también impulsa la captación y fidelización de clientes. 

En definitiva, si algo está claro es que hemos tenido que hacer frente a una digitalización acelerada de todas las áreas de negocio.