Impacto del onboarding en la experiencia de empleado

Cada vez son más las compañías que ponen foco en el onboarding. Esta etapa resulta decisiva para la permanencia de la nueva incorporación en el equipo, aunque también influye decisivamente en la productividad de la empresa.

Y es que, los primeros días siempre serán recordados; del mismo modo que el primer día de colegio o de universidad, el primer día en una nueva empresa causa un impacto significativo en lo que será la experiencia del empleado posteriormente.

¿Qué es el onboarding de nuevos empleados y por qué debe tomarse en cuenta?

El onboarding es el proceso de integración que experimenta el nuevo empleado, desde el momento en que se une a la empresa, y que se extiende durante sus primeros días y semanas en el nuevo puesto.

Esta fase resulta determinante para la continuidad del candidato en la compañía. De hecho, un onboarding WOWhace que la experiencia general se eleve en +36pp, en comparación con lo que puede lograrse con un onboarding OUCH.

Aspectos como la conexión, la cultura, la personalización o la claridad afectan positivamente a la percepción del recién llegado al equipo.

Alegría, ilusión, pero también miedo e intriga se juntan ante lo desconocido; es por ello por lo que hacer una buena gestión del onboarding es clave.

Dado que el onboarding es la primera impresión que tiene el empleado sobre la empresa, hay que tratar de que se lleve la mejor de ellas. Por ello, un plan de onboarding bien estructurado y llevado a cabo le hace más fácil al nuevo empleado su integración en la empresa y en el nuevo equipo.

¿Cuánto dura el onboarding?

El onboarding empieza en el proceso de selección

Parece que el onboarding empieza a contar el día de la incorporación del nuevo empleado, pero la realidad es que el proceso de selección que ha ido viviendo también tiene impacto en él.

Oferta de empleo

Si lo vemos en cifras, hasta la propia job description tiene impacto en la experiencia de empleado; incluir el propósito de la compañía en la descripción de la vacante aumenta en +11 pp. la satisfacción en la experiencia de empleado.

Resolución de la vacante

Asimismo, cuanto menos tiempo hagamos esperar al candidato durante el proceso, mejor será su experiencia; si, tras realizar la entrevista tardamos menos de una semana en dar respuesta, la experiencia de empleado mejora 1,2 pp. en comparación con lo que sucede si tardamos tres semanas.

Negociación del contrato

Una vez terminado el proceso de selección, durante el tiempo que transcurre desde que el nuevo empleado firma la carta de oferta hasta que se incorpora, podemos aprovechar para comenzar a crear engagement con la empresa.

Si al entusiasmo por su parte de comenzar un nuevo reto le sumamos el ver que la empresa se interesa por él (incluso antes de entrar) se reafirmará en que ha tomado la decisión correcta y tendrá un impacto definitivo en su experiencia como empleado.

Isaac Leung, en su artículo “How Does Employee Onboarding Impact New Hire Retention and Turnover Rates?”, hace referencia a cómo el «pre boarding» nos sirve como herramienta para mantener el entusiasmo y la emoción del nuevo empleado, disminuyendo así la posibilidad de que desaparezca sin decir nada el primer día.

ROI del onboarding: el valor de invertir en la experiencia de empleado

Un estudio realizado por Bersin sobre estrategias para el éxito en el onboarding, hace referencia a que el 4% de los nuevos empleados abandona un empleo después de tener un primer día desastroso.

Además, el 22% de la rotación se produce durante los primeros 45 días, lo que supone que los costes para la empresa son de, al menos, el triple del sueldo del antiguo empleado. Por lo tanto, un buen onboarding repercute de forma positiva en los beneficios de la empresa y en la inversión que se hace al incorporar a un nuevo empleado.

Asimismo, según hemos observado, tener un plan de formación claro, información útil y recibir feedback, aumenta en +10 pp. la experiencia de empleado.

Por su parte, en el gráfico a continuación vemos cómo, una vez superada la etapa de onboarding y al menos la mitad de la formación (training), la curva de valor del empleado crece y pasa a situarse en la zona de retorno hacia la empresa y deja la zona de inversión (30 – 90 días). Es por esto que, cuidar este periodo conduce a la empresa a obtener ese beneficio deseado.

Onboarding: factores clave

¿Quién es el responsable del onboarding?

Hacer que el proceso de onboarding sea satisfactorio no es solo tarea de RRHH. Los responsables y compañeros son eslabones fundamentales que hacen que la bienvenida sea integral. Por ello, debemos orientarles y guiarles en cómo llevar a cabo una buena acogida de las personas que se incorporan en sus equipos.

¿Cómo plantear un proceso de onboarding?

La personalización y la adaptación del proceso son aspectos clave para conseguir motivar al empleado desde el primer día. Y es que, el onboarding es mucho más que recibir merchandising de la empresa o una reunión para firmar el contrato o realizar los cursos obligatorios de RR.HH.

Pero, según un estudio realizado por Gallup, solo el 12% de los empleados consideran que en su empresa se hace un buen trabajo en el momento del onboarding, lo que impide que se genere un vínculo emocional con la compañía desde el primer momento y poner en riesgo la permanencia del propio talento. Las oportunidades son inmensas en este sentido.

Ejemplo de modelos en onboarding

Un buen programa de onboarding debería incluir, por ejemplo:

Primer día:

• Cálida bienvenida al nuevo empleado.
• Presentación del equipo y de la empresa.
• Introducción a la cultura y valores de la empresa.
• Información sobre las políticas de la empresa y beneficios.
• Provisión de recursos y herramientas necesarios para el trabajo.
• Establecimiento de expectativas claras y objetivos iniciales.

Primera semana:

• Presentación detallada del trabajo y las responsabilidades.
• Programas de formación sobre los procesos de trabajo y sistemas utilizados.
• Establecimiento de metas a corto plazo.
• Presentación de los principales contactos y áreas de la empresa.
• Oportunidad para interactuar con los miembros del equipo y otros departamentos.

Primer mes:

• Revisión de desempeño y retroalimentación continua.
• Mayor exposición a proyectos y responsabilidades.
• Reuniones con líderes y gerentes de la empresa.
• Formación adicional en áreas específicas de trabajo.
• Evaluación de las metas a corto plazo y establecimiento de nuevas metas a largo plazo.

Primer trimestre:

• Integración en la cultura de la empresa.
• Participación en actividades y proyectos de equipo.
• Revisión del desempeño y retroalimentación de 360 grados.
• Desarrollo de un plan de carrera a más largo plazo.
• Evaluación del ajuste cultural y rendimiento laboral del empleado.

En definitiva, se trata de dar forma a un proceso de integración continuo que permita a los nuevos empleados adaptarse a su trabajo y entorno, de manera efectiva. Conviene recordar que el onboarding es también una oportunidad para establecer una relación sólida entre el empleado y la empresa, con un enfoque en el crecimiento y el desarrollo a largo plazo, de ahí que, aunque estas sean unas recomendaciones generales, lo idóneo es medir la experiencia de tus empleados durante el onboarding, para entender dónde debemos incidir de aquí en adelante.

Modelos de onboarding: el onboarding en equipos remotos

Nos hemos acostumbrado a los modelos híbridos de trabajo, pero, en la actualidad, ya hay posiciones que se anuncian como 100% remoto. Según Infojobs, durante el primer trimestre de 2022 se registraron casi 300K vacantes con posibilidad de trabajo en remoto, en mayor o menor medida.

Por este motivo, es lógico que las empresas hayan tenido que idear planes de onboarding virtuales, para dar respuesta a los nuevos modelos de trabajo. Quizá no es algo fácil de imaginar, pero es importante que sepamos qué debe contener un plan de onboarding remoto.

Sabemos que, como en todo proceso, nos enfrentamos a ciertos problemas que pueden surgir durante la puesta en marcha. En este caso, la mala comunicación, la falta de interacción y de proximidad entre el nuevo integrante y los miembros del equipo pueden debilitar la conexión con las personas, con la empresa o con la cultura, etc.

El éxito pasa por conseguir que el hecho de trabajar en remoto no sea sinónimo de sentirse solo, sino que, gracias a un buen plan de onboarding remoto, las nuevas incorporaciones se sientan acompañados durante todo el proceso. Esto hará que la adaptación sea más rápida, incrementando así la motivación por el nuevo reto y la productividad en el puesto de trabajo. Además, posteriormente, esto puede verse reflejado en los comportamientos que se adaptan con el trabajo remoto y el empoderamiento que surge en los empleados para la toma de decisiones, ya que se sienten realmente en confianza con su equipo.

Onboarding: un momento clave para la empresa y el nuevo empleado

Es indudable la importancia del onboarding en la experiencia de los nuevos empleados, pero igual de relevante es el impacto de esta etapa en la empresa y su funcionamiento.

Si se percibe como excelente por parte de la nueva incorporación, la satisfacción con la experiencia general aumentará en un 36% en comparación con un onboarding OUCH (insatisfactorio). 

Por eso, es fundamental tener en cuenta que el onboarding comienza durante el proceso de selección (preboarding), la etapa en la que se establece el vínculo entre candidato y empresa.

¿Sabe tu organización mantener el entusiasmo del nuevo empleado antes de su incorporación?

La participación de todo el equipo en el proceso, y no solo de RR.HH., la personalización y la adaptación son aspectos clave para motivar al candidato desde el primer día, tanto en puestos de trabajo tradicionales como en posiciones remotas o híbridas.

¿Sabes cómo pasar del OUCH al WOW en el onboarding de tu empresa?