7 estrategias de Customer Experience para la captación de alumnos

¿Qué es la captación de alumnos?

La captación de alumnos es el proceso mediante el cual una institución educativa atrae a potenciales estudiantes, despierta su interés y los acompaña hasta formalizar su matrícula. Incluye acciones de marketing educativo, comunicación, orientación y atención personalizada durante las diferentes etapas de decisión.

Sin embargo, captar alumnos no consiste únicamente en generar contactos o leads.

También implica ofrecer una experiencia positiva desde el primer momento, resolver dudas, generar confianza y facilitar el proceso de inscripción. Por ello, la Customer Experience desempeña un papel fundamental para convertir el interés inicial en nuevas matrículas.

¿Por qué la Customer Experience es clave para captar alumnos?

La Customer Experience (CX) es fundamental para captar alumnos porque influye en cómo los futuros estudiantes perciben una institución educativa y en su decisión de matricularse. Desde la primera búsqueda de información hasta la inscripción, cada interacción puede generar confianza, resolver dudas o, por el contrario, convertirse en una barrera.

Una estrategia de captación centrada en la experiencia permite comprender las necesidades y expectativas de los futuros alumnos, personalizar la comunicación y facilitar su recorrido. Así, las instituciones educativas no solo consiguen atraer estudiantes, sino también diferenciarse de otros centros y construir relaciones duraderas.

Impacto de una experiencia positiva en el proceso de matriculación

Una experiencia positiva durante el proceso de admisión y matrícula puede aumentar las posibilidades de que un estudiante elija una institución educativa. La rapidez en las respuestas, la claridad de la información y la facilidad de los trámites son factores que influyen directamente en su percepción del centro.

Por el contrario, los formularios complejos, la falta de seguimiento o una comunicación poco personalizada pueden generar frustración y provocar que el futuro alumno abandone el proceso.

Por ello, mejorar la experiencia durante la matriculación ayuda a reducir los puntos de fricción, favorecer la conversión de interesados en alumnos matriculados y sentar las bases de una relación positiva con la institución.

7 estrategias de captación de alumnos exitosas

En este artículo hemos querido resumir diferentes estrategias para captar alumnos, que abarcan la experiencia de cliente y el marketing educativo, que se pueden llevar a cabo.

1. Diseña el Customer Journey del futuro alumno

Un journey map es una representación visual de las etapas que atraviesa un estudiante desde el momento en que tiene una necesidad y comienza la etapa de búsqueda, descubre la institución hasta que completa su matrícula. Este ejercicio permite identificar puntos de mejora en las estrategias para captar alumnos y optimizar cada interacción.

Elementos clave para diseñar un journey map:

• Puntos de contacto principales: Identifica los momentos en que el estudiante interactúa con la institución, como campañas en redes sociales, visitas al sitio web o consultas por correo electrónico.
• Barreras potenciales: Reconoce los obstáculos que podrían desmotivar al estudiante (por ejemplo, procesos largos o confusos).

Personalización del mensaje: Ajusta los canales de comunicación y los mensajes según el perfil del público objetivo.

2. Personaliza la comunicación con los potenciales alumnos

Cada cliente potencial tiene intereses y necesidades únicas. Adaptar los mensajes y los canales de comunicación a estos intereses aumenta significativamente las tasas de conversión.

Para ello, es importante:

• Segmentar el público objetivo: usa datos como la edad, ubicación y área de interés para enviar mensajes relevantes.
• Redes sociales como herramienta clave: las plataformas como Instagram, Facebook o LinkedIn son ideales para llegar a diferentes audiencias con contenido específico.
• IA y chatbots: implementa inteligencia artificial para responder consultas frecuentes y ofrecer información adaptada a cada estudiante.

Un informe de Mighty Citizen señala que el 59% de los estudiantes prefiere interactuar con instituciones que personalizan su comunicación desde el primer contacto.

En líneas generales dejarle elegir el canal de comunicación que prefiere y después realizar la comunicación principal por ese canal contribuye a mantener una relación ordenada y clara desde el inicio, facilitando el seguimiento y el acompañamento y reduciendo la confusión.

Y por último no olvidemos la importancia de proporcionar respuestas claras, rápidas y regulares para reducir la incertidumbre y aumentar la confianza del estudiante.

3. Optimiza la experiencia digital del estudiante potencial

La experiencia del usuario (UX) en el sitio web y otros canales digitales es crucial para captar la atención de los potenciales alumnos. Un diseño intuitivo y accesible puede marcar la diferencia.

Acciones clave:

• Simplifica la navegación: diseña un sitio web que permita acceder fácilmente a información sobre programas, costos y becas. Cuanta más información y mayor transparencia se muestre sobre la institución, el programa, calendario lectivo, etc., mayor confianza generará en el estudiante. Es una oportunidad única para destacar tus beneficios y características que te hacen únicas.
• Soporte en tiempo real: ofrece chats en vivo para resolver dudas de manera inmediata. Una de las principales necesidades de los estudiantes es tener respuestas claras, rápidas y regulares para reducir la incertidumbre y sin duda el chat puede aliviar en gran medida esta necesidad.
• Optimización móvil: asegúrate de que todo el contenido sea accesible desde dispositivos móviles, ya que una gran parte de los estudiantes utiliza estos dispositivos para buscar información.

Según TeachThought, mejorar la experiencia digital puede aumentar hasta en un 30% la probabilidad de inscripción.

Para ofrecer una comunicación relevante, es fundamental conocer las necesidades, intereses y expectativas de los futuros estudiantes. La OCDE analiza cómo los perfiles y las elecciones académicas de los estudiantes configuran sus trayectorias educativas, lo que refuerza la importancia de adaptar la orientación a cada perfil.

4. Integra el marketing educativo en la captación de alumnos

El marketing educativo se basa en conectar emocionalmente con los estudiantes mediante contenido que resuene con sus aspiraciones.

Ejemplos de estrategias efectivas:

• Uso de storytelling: comparte historias inspiradoras de estudiantes o exalumnos. Permite al estudiante identificarse o incluso que pueda llegar a visualizar que esta historia, puede ser su futura historia, algo aspiracional y pero accesible y posible.
• Contenido interactivo en redes sociales: publica encuestas, videos y transmisiones en vivo para captar la atención de tu público objetivo.
• Visitas virtuales: ofrece recorridos digitales por el campus principalmente para estudiantes de otras ciudades o estudiantes internacionales.

Herramientas como Publer son ideales para gestionar campañas en redes sociales y optimizar la presencia digital de la institución.

5. Convierte a tus alumnos en prescriptores de la institución

Un estudiante satisfecho puede ser el mejor embajador de tu institución. Crear programas que fortalezcan la relación con ellos no solo ayuda a retenerlos, sino también a atraer nuevos alumnos.

Ideas para programas de fidelización:

• Referidos: ofrece descuentos en matrículas por cada nuevo alumno inscrito por recomendación.
• Reconocimientos: destaca a estudiantes destacados en eventos o redes sociales.
• Eventos exclusivos: organiza talleres, conferencias o actividades para fortalecer la comunidad estudiantil y fomentar el networking tan demandado por muchos de los estudiantes.

6. Simplifica la matrícula y el onboarding del alumno

El onboarding es una etapa crucial para garantizar que el estudiante se sienta bienvenido y preparado.

Cómo lograr un onboarding efectivo:

• Guías personalizadas: proporciona materiales adaptados a las necesidades de cada estudiante, que le hagan sentir que entiendes sus necesidades y puedes acompañarle de la mejor manera.
• Digitalización: permite que los estudiantes completen el proceso desde cualquier lugar a través de plataformas en línea.
• Seguimientos regulares: realiza check-ins periódicos para resolver dudas y garantizar su integración. Implementar un sistema de encuestas regulares para evaluar la satisfacción de los estudiantes y ajustar las estrategias de seguimiento y apoyo según sus necesidades permite que los estudiantes se sientan acompañados y valorados durante todo el proceso. Esto transmite la confianza que muchos alumnos necesitan tras elegir la institución, confirmando que han tomado la mejor decisión.

7. Utiliza testimonios y experiencias reales de estudiantes

Los testimonios reales son una herramienta poderosa en las estrategias de captación.

Cómo aprovecharlos:

• Historias de éxito: publica entrevistas con estudiantes internacionales o con logros destacados. Actualiza regularmente este contenido, que sepan que no son hechos aislados, sino que muchos de nuestros estudiantes logran sus metas y les reconocemos por ello. 
• Redes sociales: comparte videos y publicaciones que muestren cómo la institución ha impactado positivamente en sus vidas, sin olvidar que los protagonistas son los estudiantes y sus historias. 
• Eventos con exalumnos: invítalos a participar en actividades que conecten con los potenciales alumnos, crea redes desde el inicio, que les hagan ver que puede generarse una relación enriquecedora y beneficiosa para su futuro.

Un artículo de Learning Mole destaca que los testimonios generan una conexión emocional que refuerza la confianza en la institución.

Nuestra visión

En definitiva, el sector educativo es uno de los sectores que más ha cambiado desde la pandemia. La necesidad puntual derivó en un cambio sin marcha atrás al que, quien no se sumó, se quedó por el camino. 

Las instituciones necesitan diferenciarse no solo por la calidad de sus programas, sino también por la experiencia que ofrecen desde el primer contacto con los estudiantes potenciales. Una estrategia centrada en la experiencia de cliente (CX) o en este caso en la experiencia del estudiante, puede ser el factor diferenciador que incline la balanza a favor de una institución, ayudándola a conectar con su público objetivo y aumentar las tasas de inscripción.

Ahora es momento de adoptar estrategias para captar alumnos centradas en la experiencia de cliente, o experiencia del estudiante en este caso y el marketing educativo, que permiten a las instituciones destacarse en un mercado competitivo, utilizando las redes sociales, herramientas digitales y un enfoque personalizado para atraer y fidelizar a sus potenciales alumnos.

Medir todo aquello que se está llevando a cabo, para entender el impacto y poder optimizar constantemente nuestras acciones, será el paso definitivo para el éxito de nuestra transformación.