¿Cómo cuidar el momento de despedir a un trabajador?

El fin de una relación laboral, en ocasiones, es algo inevitable. De hecho, según los últimos datos del Ministerio de Trabajo, cerca de medio millón de trabajadores fueron despedidos por parte de casi 220.000 empresas distintas en 2021. Ahora bien, esta ruptura entre empleado y empleador no tiene por qué ser negativa o traumática, ni para la compañía, ni para el profesional. ¿Cómo despedir un trabajador de la manera menos perjudicial posible?

¿Por qué es importante cuidar la desvinculación laboral?

Ya hemos mencionado en otros artículos la relación directa que existe entre el éxito de las empresas y el talento de sus empleados. Por ello, nadie duda de la importancia de buscar la excelencia en los procesos de selección y acogida. Sin embargo, no existe tanta unanimidad en considerar el proceso de la desvinculación laboral u offboarding como otro elemento clave a la hora de atraer y comprometer a los empleados. No obstante, es una realidad que saber cómo despedir un trabajador tiene un impacto directo en la credibilidad de la dirección, los procesos, los valores, la imagen, la cultura, los clientes… En definitiva, la manera en la que realizamos el despido es donde las personas y las empresas mostramos realmente cuál es nuestra jerarquía de valores y si de verdad se corresponden con los que figuran en la página web o memoria corporativa de nuestra empresa.

Por otro lado, y desde el punto de vista del empleado, hay dos hitos que siempre recordará de su relación con la empresa: el momento de su incorporación y el de su salida; todo lo que hagamos durante la relación profesional estará condicionado por esos dos hechos. De ahí que poner fin al vínculo laboral con un empleado sea una de las tareas más difíciles de gestionar en la vida profesional. Generalmente, no sabemos cómo despedir un trabajador de la forma más adecuada y, además, nos provoca sentimientos encontrados: responsabilidad, compasión, ansiedad… ¿Cuál es la mejor manera de dar la noticia? ¿Quién más debería estar presente? ¿Qué se debe decir y qué no se debe decir? ¿Cómo encontrar el equilibrio entre ser directo y tener la sensibilidad y empatía que un momento así necesita? ¿Cómo hay que comunicarlo al resto del equipo?

¿Cómo despedir un trabajador de forma adecuada?

La entrevista de despido sigue siendo una asignatura pendiente en muchas empresas y, sin embargo, cada vez hay más organizaciones que son muy conscientes de la importancia que tiene el proceso de desvinculación laboral de sus empleados e invierten tiempo y recursos para formar a sus managers y dotarlos de herramientas para poder cuidar especialmente esta comunicación y todo el proceso de salida con profesionalidad y sensibilidad.

Desgraciadamente, no hay una fórmula mágica sobre cómo despedir un trabajador, pero hay una serie de ideas que pueden ayudar a gestionar este proceso de offboarding de forma clara, con dignidad y respeto y que forma que ayude a la persona a focalizarse en su futuro.

1. Preparar el encuentro

Es importante preparar cuidadosamente la reunión y ponernos en el lugar de la persona que va a recibir la noticia; es un momento que recordará siempre y que determinará, en gran medida, su manera de afrontar su futuro más inmediato. No hay que olvidar que la comunicación del despido es uno de los momentos más importantes y de mayor impacto.

Para llevarlo a cabo adecuadamente es importante dedicar tiempo a planificarla, saber liderar la entrevista y gestionar muy bien las reacciones y las emociones. En este sentido, debemos tener en cuenta algunas de las siguientes cuestiones:

• El primer punto importante es decidir quién va a ser la persona de la organización que va a realizar la comunicación. A muchos directivos les encantaría delegar este encuentro, pero esta es precisamente una de las tareas que no se puede delegar.
• En la medida de lo posible, sería recomendable contar con el Departamento de RR.HH. que, sin duda, será de gran ayuda para gestionar el proceso y resolver las preguntas a medida que vayan surgiendo. Aquí será esencial acordar con antelación roles y mensajes a trasladar.
• Antes de la reunión, y como parte de la preparación, es importante conocer los detalles prácticos del contrato del empleado, saber qué pasa con los beneficios y días de vacaciones aun sin disfrutar, si le vamos a ofrecer apoyo en la transición…
• También puede ayudar a preparar la comunicación de la desvinculación laboral, practicar previamente lo que se va a decir; pensar en los peores escenarios puede ayudar a anticipar cómo gestionar las propias emociones en este tipo de situaciones. Es importante pensar en esa persona concretamente y analizar los principales factores que pueden impactar a cada profesional, su trayectoria profesional, situaciones personales especiales, arraigo, carácter… Puede ser de gran ayuda tener un guion, pero es importante no depender demasiado de él para que la comunicación no se convierta en algo mecánico y distante. Por otro lado, tampoco debemos dejarnos llevar por la emoción, pues poco ayudaríamos a la persona en ese momento. Practicar de antemano contribuye a encontrar un equilibrio adecuado entre cercanía, confianza y firmeza.

2. Cuidar los detalles

El entorno físico en el que vamos a informar al trabajador sobre el fin de su relación laboral debe ser una sala u oficina tranquila y privada, en la que se pueda hablar con discreción. Es importante también asegurarnos de que no habrá interrupciones ni llamadas.

La reacción de la persona puede ser completamente inesperada, de conmoción, tristeza, incredulidad, enfado… Por ello, es importante pensar acerca de cómo va a llegar y cómo va a salir el entrevistado y asegurar que la persona tenga acceso directo a la puerta en caso de que necesite salir discretamente y tener unos momentos de intimidad.

3. Establecer la estructura del mensaje

La reunión debe durar entre 20 y 30 minutos. Por eso, llevar una estructura de la entrevista clara y bien preparada nos permitirá tratar los puntos más importantes respetando los tiempos. No obstante, es mejor reservar la sala por más tiempo para asegurarnos que no haya interrupciones.

En cuanto a la estructura del mensaje, debe ser sencilla. La recomendación es preparar un mensaje directo, honesto y centrándonos en los puntos más importantes. Algunos expertos recomiendan comenzar la conversación diciendo: «‘Tengo una mala noticia que darte hoy…” porque prepara emocionalmente a la persona para la comunicación.

Una sugerencia de formato es avanzar desde lo más general a lo más concreto. Con cercanía, sensibilidad y respeto, podemos establecer un breve marco general de contexto y su impacto en la organización y las personas, y pasar para confirmar la desvinculación y la finalización de su relación con la empresa y concretar los próximos pasos. La comunicación debe ser directa, breve y sencilla, explicando bien las razones sin explayarse. Todo empleado debe saber por qué se le despide y entender los argumentos, ya que nos ayudará a gestionarlo mejor.

Una vez comunicado el despido, cedamos el protagonismo de la reunión al empleado. Es importante dejarle su espacio y estar preparado para responder a las preguntas que pudiera plantear. En lo posible, es oportuno preparar con antelación las respuestas que se darán a las preguntas que hará el trabajador despedido: ¿Es una decisión definitiva? ¿Se ha tenido en cuenta mi perfil de cara a otro puesto? ¿Otras empresas del grupo? ¿Cuándo será efectiva mi salida? ¿Cómo traslado esto a mi familia/entorno? ¿Cómo se va a comunicar en la empresa? ¿Puedo comunicárselo yo a mi equipo? ¿Cuánto finiquito me corresponde? El salario en especie, ¿entra en la retribución para calcular el finiquito? ¿Cuánto paro me corresponde y hasta cuándo? ¿Qué referencias van a dar sobre mí?

Además, si el responsable de RR.HH. está presente en la reunión, puede participar explicando cuáles son los documentos que debe firmar y los trámites que debe realizar. En este momento será necesario tener preparada la carpeta con los acuerdos de indemnización y el soporte que recibirá la persona, estableciendo una hoja de ruta clara y los responsables a los que acudir en función del soporte que pudiera requerir:  condiciones económicas, área legal, apoyo institucional…

Si, además, la empresa brinda servicios de outplacement, es el momento de explicar que hemos contratado a una empresa para ayudarle en su transición. En ese momento podremos explicarle en qué consiste el servicio y cuáles son los próximos pasos a seguir. De este modo, introducimos un elemento positivo en la conversación. Por otro lado, si realmente pensamos que es un buen profesional, con talento y habilidades transferibles, podemos ofrecerle una carta de recomendación o ponernos a su disposición en caso de que pudiera necesitar referencias.

4. Hablar con el resto del equipo

A la hora de afrontar el proceso de cómo despedir un trabajador, demostrar honestidad, respeto y empatía también es importante para el resto de los empleados. Cómo gestionemos la comunicación y el proceso de desvinculación laboral en general, no pasará desapercibido por el resto de la organización.

Por ello, después de que la persona despedida se haya ido, también se aconseja reunir al resto del equipo y explicar la situación. En esta parte del proceso es fundamental cuidar la información que vamos a dar al resto del equipo; el mensaje debe ser claro, directo y transparente. Además, por el bien del equipo, no es conveniente extendernos en dar demasiadas explicaciones. Llegados a este punto, se trata de transmitir tranquilidad y asegurarnos de que seguimos avanzando centrándonos en el futuro.

Siguiendo estas pautas sobre cómo despedir un trabajador, conseguiremos minimizar el impacto de una noticia de tal calibre e incluso transformarla en una oportunidad para potenciar la reputación empresarial. Esto se traducirá en que el empleado que se marcha se llevará consigo una buena imagen sobre el trato recibido por la empresa, facilitará su sustitución -si lo hubiera-, no generará daños en el clima laboral del resto de la organización y actuará como prescriptor de la que fuese su empleadora, mejorando el employer branding. ¿Y quién sabe si en un futuro necesitaremos contar de nuevo con su talento?